Проблема определяется как ситуация, в которой есть два состояния: одно называется существующим, а другое — предлагаемым. Существующее состояние представляется существующей системой; предлагаемое состояние
представляется гипотетической (желательной) или предлагаемой системой. В каждом состоянии есть набор объектов, свойств и связей, объединенных в процессе. Каждое состояние может быть описано как система. Чтобы перейти от существующего состояния к предлагаемому, существующий набор объектов, свойств и связей должен быть изменен. Изменение в объектах может означать изменение части оборудования, а не групп персонала; изменение в свойствах может принимать форму увеличения количества персонала; изменение в связях может указывать на новое распределение ответственности.
Проблема характеризуется содержащимся в ней неизвестным и условием. Может быть одна или много областей неизвестного. Неизвестное может быть определимо качественно, а не количественно. Количественной характеристикой может служить диапазон оценок, представляющих предполагаемое состояние неизвестного. Классически неизвестные есть количества, подлежащие нахождению. Поэтому определение одного неизвестного в терминах другого может быть противоречивым или избыточным. Неизвестные могут быть выражены только в терминах известного, т. е. такого, объекты, свойства и связи которого установлены. Известное определяется как количество, значение которого установлено.
Существующее состояние (существующая система) может содержать и известное, и неизвестное; это означает, что существование неизвестного может не препятствовать способности системы функционировать. Существующая система, по определению, логична, но может не удовлетворять ограничению. Таким образом, действие системы само по себе не является конечным критерием хорошего, так как некоторые идеально работающие системы могут не обеспечивать достижение целей. Определение целей может быть дано только в терминах требований к системе. Требования к системам устанавливаются с помощью условия, которое определяет объекты и свойства в надлежащих связях. Все эти элементы показаны на схеме рис. 4.1. Условие, требования к системе и цели фиксируются покупателем системы. Условие выражает существующее состояние. Например, условие может быть установлено в терминах долларов на каждый период прибыли или потерь, в процентах на каждый период продажи акций или в процентах дохода на вложенный капитал. Условие является основанием для последующих решений относительно содержания требований к системе. Требования к системе варьируют в зависимости от условия. Например, если продажа акций меньше, чем ожидалось, или, если тенденция продаж акций (и другие данные) указывают, что будущая прибыль была преувеличена и в перспективе могут возникнуть потери, руководство может изменить требования к системе. Новые требования к системе могут предусматривать уменьшение персонала, оборудования, устройств и т. д.
Требования к системе есть средство фиксации однозначных утверждений, определяющих цель. Хотя требования к системам устанавливаются в терминах объектов, свойств и связей, цели могут быть определены в терминах желаемого состояния. Цели и желаемое состояние для данного набора требований к системе могут полностью совпадать. Если они различны, то говорят, что требования представляют желаемую систему. Вообще, цели отождествляются с желаемой системой.
Промежуток между существующей и желаемой системой образует то, что называется проблемой. Цель действий состоит в том, чтобы свести к минимуму промежуток между существующей и предлагаемой системой. Сохранение или улучшение действия системы отождествляется с промежутком между существующим и желаемым состоянием. Сохранение существующего состояния определяется .как способность удерживать выход системы в предписанных пределах. Улучшение состояния системы определяется как способность получить выход выше или помимо того, который получается при существующем состоянии. Время или стоимость заполнения промежутка могут превосходить границы, приемлемые для покупателя системы. В этом случае используемые средства заполнения промежутка могут быть определены заново принятием нового ограничения (цели и принуждающих связей).