085 Управляющим крайне необходимо получать больше релевантной информации.

Большинство УИС спроектировано с предпосылкой, что одной из наиболее существенных помех в деятельности управляющих является нехватка релевантной информации. В самом деле, очевидно, что управляющим не хватает релевантной информации. Не столь очевидно, что при ее достатке они действовали бы лучше или что она позарез необходима им. По своему опыту могу утверждать, что действия многих не улучшились бы, потому что они страдают от переизбытка не относящейся к делу (нерелевантной) информации. Это требует пояснения.

Сначала отметим, что последствия перенесения акцентов управленческих информационных систем с увеличения релевантной информации на уменьшение нерелевантной информации значительны. Если кто-то озабочен обеспечением релевантной информацией, внимание почти исключительно уделяется генерированию, хранению, поиску и обработке данных. Идеал, порождаемый такой ориентацией, представляется в виде некоего резервуара данных, в который управляющий может погружаться и всплывать с любой желаемой информацией. Но дело в том, что он вероятнее потонет в таком резервуаре, чем будет спасен им.

Если, с другой стороны, информационная проблема рассматривается в первую очередь — но не исключительно — как проблема перегрузки нерелевантной информацией, тогда двумя наиболее важными функциями УИС становятся отсев и конденсация информации. Специальная литература редко обращается к этим функциям или к методам их выполнения.

Большинство управляющих получает данных и информации больше, чем в состоянии переварить, даже если они посвятят этому все свое время. Они уже страдают от информационной перегрузки. Поэтому возникает необходимость отделять существенное от несущественного и отыскивать суть вопросов в релевантных документах. Я получаю еженедельно материалов в среднем более чем на 60 часов чтения, и большинство менеджеров, насколько мне известно, получает по меньшей мере столько же. Более половины этого количества поступает само по себе, а не по нашим запросам. Несмотря на это, очень немногие УИС предусматривают какие-либо меры для обработки таких документов.

Мне приходилось видеть выдаваемый ЭВМ отчет о состоянии запасов объемом около 600 страниц, ежедневно рассылаемый нескольким управляющим. Случалось также видеть книжного объема заявки на капиталовложения, громоздящиеся на столах управляющих. Кроме этого, большинство управляющих получает как минимум один журнал и две газеты в день.

Большинству из тех, кто страдал от информационной перегрузки, известен тот факт, что, когда объем информации превосходит определенную величину, точка перенасыщения как по объему, так и по доле информации, которую мы пытаемся переварить, снижается. Мы оставляем надежду справиться с перегрузкой и прекращаем наши усилия. Чем больше мы перешли за эту точку, тем меньше информации мы используем. Ричард Л. Мейер показал, что общественные институты ведут себя так же.

До тех пор пока информационная перегрузка, которой подвергаются управляющие, не будет снижена, не следует ожидать, что любая дополнительная информация, предоставляемая УИС, будет использована эффективно. Казалось бы, необходимость фильтрации очевидна, однако при проектировании систем она почти всегда игнорируется» Вместе с тем разработаны и используются процедуры фильтрации на ЭВМ для различной специальной информации. Подробное описание таких систем можно найти в работе.

Даже релевантные документы обычно слишком длинны. Большинство из них может быть сокращено без ущерба для содержания. Это иллюстрируется небольшим экспериментом, который некоторые из моих коллег и я провели с литературой по исследованию операций несколько лет назад. Пригласив ряд авторитетных экспертов, мы идентифицировали четыре недавно опубликованные статьи, уровень которых был оценен независимо каждым из экспертов как превышающий средний, и четыре статьи оцененные ниже среднего. Авторов восьми отобранных таким образом статей попросили (не уведомляя об оценке их работы) подготовить объективные тесты усвоения материала, рассчитанные на тридцатиминутный опрос, и приложить к ним правильные ответы. Авторам сказали» что их статьи будут розданы для чтения аспирантам с целью выявления их способности понять намерения авторов. Проверки были проведены. Затем нескольких профессиональных авторов научных работ попросили сократить статьи до двух третей и затем до одной трети их первоначального объема, не редактируя сам текст. Они подготовили также краткие аннотации каждой статьи. Причем им не показывали опросников, подготовленных авторами статей.

Затем была отобрана группа аспирантов, ранее не читавших эти статьи. Каждый из них получил случайную выборку из четырех статей: одну в оригинале, одну, сокращенную на треть, одну, сокращенную на две трети, и одну в форме аннотации. Каждый вариант статьи был прочитан двумя аспирантами. Все были подвергнуты такой же проверке. После этого сравнили средние оценки.

По статьям выше среднего уровня не оказалось существенной разницы между средними тестовыми оценками для всех вариантов статьи, кроме аннотации: средние оценки тех, кто читал только аннотацию, были значительно ниже. Этот результат говорит о том, что даже хорошо написанный материал может быть сокращен по меньшей мере на две трети, без существенного ущерба для содержания.

По статьям ниже среднего уровня также не оказалось значительных различий в средних оценках тех, кто прочитал оригинал и сокращенные варианты статей, но обнаружилось значительное повышение средних оценок у тех, кто прочел только аннотацию. Из этого можно сделать вывод, что оптимальный размер неполноценного материала стремится к нулю.

Теперь кажется ясным, что отсев информации для выделения ее релевантной части и конденсация того, что профильтровано, должны быть существенной частью УИС и что такая система должна обладать способностью управлять не только заказанной, но и незаказанной информацией.