130 1. Системы и процедуры (S&P) как форма управленческой деятельности

А сейчас мы совершим некий прорыв — попытаемся определить, куда заводит реализация подобных требований к современной регламентации на практике.

Я расскажу вам кое-что о том, чего еще нет в наших учебниках по менеджменту.

В 1940-е гг. в странах запада повсеместно стал распространяться важный вид внутриорганизационной деятельности – “Системы и процедуры” (“Systems & Procedures”), который возник в США еще перед войной.

Организационная процедура есть описание некоторого, относительно независимого фрагмента деятельности в виде текста объемом в одну страничку, написанного простым русским (или соответственно английским) языком. Это описание должно быть таково, чтобы каждый человек со средним или высшим образованием был способен его не только прочесть и понять, но и худо-бедно выполнить предписанные в нем действия, даже если никогда этим не занимался прежде.

Предположим, вы – специалист по системам и процедурам. Чем вы занимаетесь?

1. Вы фиксируете (на бумаге или электронном носителе) ту или иную выработанную в организации и утвержденную ее руководством процедуру деятельности. Например, что делать при пожаре.

2. Вы упорядочиваете все процедуры разных уровней, назначений, типов в виде справочника процедур, который у буржуев называется “регламент” (у нас это слово, к несчастью, употребляется обычно в другом, весьма узком смысле).

3. Вы занимаетесь совершенствованием, заменой отдельных процедур, систем процедур, разработкой новых, исключением тех, что стали ненужными, — на плановой основе, с утра до вечера: вам за это деньги платят.

4. Вы занимаетесь согласованием всего комплекса процедур, устранением противоречий между ними.

5. Вы занимаетесь внесением необходимых изменений во все разделы регламента при замене, исключении, добавлении некоторых процедур.

6. Вы должны обеспечить представление регламента в виде набора должностных инструкций (job descriptions), адресованных конкретно и персонально каждому сотруднику организации. Это особенно важно для обучения персонала, для того, чтобы при найме можно было ознакомить человека со всем комплексом должностных инструкций, которые ему предстоит выполнять.

7. Вы должны также информировать персонал организации об утвержденных изменениях в соответствующих процедурах.

Вот примерный, неполный круг основных обязанностей отдела систем и процедур.

В 50-е годы существовала Международная ассоциация систем и процедур. В большинстве более или менее уважающих себя фирм к началу 60-х были созданы подразделения S&P, подчиненные, как правило, напрямую первому лицу.

В соответствии со сложившейся практикой деятельность каждого руководителя среднего звена регламентировалась несколькими тысячами должностных инструкций. Скажем, командир танкового батальона бундесвера в 1975 г. имел 5000 процедур, за которые отвечал. Он не обязан был знать наизусть все эти 5000 предписаний, и даже не обязан был знать все их названия, он просто был обязан быстро работать с картотекой, которая содержала перечень и тексты этих 5 тысяч процедур. Каждая процедура – карточка, на которой, например, описано, как заказывать горюче-смазочные материалы. Этой инструкцией проблема исчерпана, она решена. Покуда командование бундесвера не меняет процедуру, не надо напрягаться для решения этой проблемы.

К самому началу 70-х гг. относится единственная известная мне попытка издать в СССР книгу по S&P. Какие-то энтузиасты менеджмента в Вильнюсе попытались перевести на русский язык изданный на Западе учебник под редакцией Лаццаро “Systems and Procedures[1]”. Конкретнее — в руки переводчиков попало 9-е стереотипное издание этого учебника. Плоды своих трудов они выпустили в виде множества тоненьких глав-брошюрок, отпечатанных на чем-то дореволюционном типа “стеклографа”. Читать то, что у них получилось, очень смешно. Переводчиками были специалисты по английскому языку, знавшие его, надо полагать, в совершенстве. Знали они и русский язык. Но у них ничего не вышло — текст получился бессмысленный (почему так произошло, я расскажу чуть позже).

Эта попытка перевода так и осталась первой и последней. Правда, в предзастойный период был какой-то вялый всплеск интереса к этому вопросу, о системах и процедурах пару раз упоминал академик Глушков и что-то такое писала о “регламентном управлении” Козлова из МИУ, но на этом все кончилось.

Таким образом, S&P – вполне простая, понятная, земная деятельность, в которой нет ничего научного. Давайте посмотрим, зачем она нужна.